מערכת מידע

מערכת מידע היא תוכנה המאפשרת לנהל מידע בצורה ממוחשבת. המערכת מיועדת לארגון או ליחיד, והיא מאפשרת אחסון מידע, ניהולו, עיבודו ושליפתו מאוחר יותר, באופן מלא או תוך כדי ביצוע חתכים מסוימים. ניתן לנהל מערכות מידע בכל תחום: פיננסי, תעשייתי, גאוגרפי, וכדומה. באופן כללי ניתן לחלק את מערכות המידע לאלה המיועדות לביצוע פעולות (Transaction Processing), ואלה המיועדות לאיסוף נתונים לצורך תמיכה בקבלת החלטות (Decision Support).

על פי מודל "שלוש השכבות" מערכת מידע טיפוסית מורכבת משלוש שכבות:

• שכבת אחסון המידע הממומשת באמצעות בסיס נתונים
• שכבה לוגית המעבדת ומנתחת את המידע
• שכבת התצוגה המספקת את ממשק המשתמש

מערכות מורכבות מכילות מספר רב יותר של שכבות.

מחזור החיים של מערכת מידע מורכב מאפיון הצרכים, ניתוח, תכנון, הקמת המערכת, הטמעתה, וחוזר חלילה - מערכת מידע זקוקה בדרך כלל לתחזוקה שוטפת. תקינותה של מערכת מידע נבחנת ביכולתה לבצע את כל המטלות ברמת הדיוק הנדרשת ובמועדים נדרשים. אם ביצוע אחת המטלות אינו עומד בדרישות האיכות או בדרישות לוח הזמנים , עלולה כל מערכת המידע להיכשל ולהכשיל את הארגון. אולם גם דיוק יתר או הקדמת לוח הזמנים הם לעתים בלתי רצויים, מאחר שהם כרוכים בדרך כלל בהשקעות נוספות בציוד ובהוצאות תפעול שאין להן הצדקה.

מנתח מערכות מידע הוא זה שמאפיין את המערכת, ומידען הוא מי שמתמחה בשליפת מידע מתוך מערכות מידע.

דוגמאות למערכות מידע

• משרד הפנים מנהל מערכת מידע ובה מידע בסיסי על כל אחד מאזרחי מדינת ישראל
• הלשכה המרכזית לסטטיסטיקה מנהלת מערכת מידע סטטיסטי על אודות מדינת ישראל
• בית מלון מנהל מערכת מידע על אודות אורחיו
• בעל עסק מנהל מערכת מידע על אודות ספקים, לקוחות, מוצרים שנמצאים במלאי, וכדומה

קיימות מערכות מידע שפותחו כתוכנות מדף, ונמכרות לארגונים רבים, ולעומתן מערכות מידע ייעודיות, שפותחו למען ארגון יחיד, לשם פתרון בעיה עסקית מוגדרת.

בשנות התשעים החלו נעשות נפוצות תוכנות מדף לביצוע מספר תהליכים חוצי ארגון - מערכות Enterprise resource planning (בקיצור ERP). מערכות אלה כוללות אוסף של תת-מערכות, שכל אחת מהן נותנת מענה לתחום אחר בפעילות החברה - כספים, מלאי, שיווק, ניהול משאבי אנוש ועוד. אחד היתרונות בתוכנות ה-ERP הוא יכולתה לספק תמונה אחודה של נתוני הארגון, ללא כפילות.

שימוש במערכות מידע על-פי דרג ניהולי

את השימוש במערכות מידע ניתן לסווג על פי הדרג הניהולי המשתמש בהן.

• דרג נמוך - דרג תפעולי: בקטגוריה זאת נכללים עובדים העוסקים בתפעול השוטף של הארגון. עובדים אלה משתמשים במערכת המידע באופן רצוף. דרג זה זקוק למידע פרטני על הנושאים שבטיפולו.

• דרג בינוני - טקטי - ניהולי: בקטגוריה זו נכללים עובדי הידע ומנהלי הביניים בארגון. תפקידם להשתמש במערכות מידע על מנת לקבוע טקטיקה ותכנון בטווח הקצר ולבקר את פעילות הארגון.

• הדרג הבכיר - הדרג האסטרטגי: בקטגוריה זו נכללת הנהלת הארגון, שתפקידה לקבוע את האסטרטגיה של הארגון, תכנון מטרות לטווח ארוך וכדומה. דרג זה זקוק למידע המעניק תמונה רחבה על מצב הארגון, וכן מידע שמקורו מחוץ לארגון: מידע על מתחרים, על מאפייני השוק וכדומה. פעמים רבות מוצג מידע זה בצורה ויזואלית, הקלה יותר להבנה בעיו מהיר.

ראו גם

• EDI
• ERP
• CRM
• GIS

לקריאה נוספת

• ניב אחיטוב, זאב נוימן, משה צבירן, מערכות מידע לניהול, הוצאת דיונון, 1996.